請假管理是人資工作的核心環節之一。一套完善的請假制度不僅能確保企業營運順暢，更能保障員工權益、提升工作滿意度。本文將從法規遵循、制度設計到系統導入，提供完整的請假管理指南。
一、了解法定假別與規定
在制定企業請假制度前，HR 必須先熟悉勞基法規定的各類假別：
| 假別 | 法定天數 | 薪資計算 |
|---|---|---|
| 特休假 | 依年資 3-30 天 | 全薪 |
| 病假 | 每年 30 天 | 半薪 |
| 事假 | 每年 14 天 | 無薪 |
| 婚假 | 8 天 | 全薪 |
| 喪假 | 3-8 天 | 全薪 |
| 產假 | 8 週 | 全薪 |
| 陪產假 | 7 天 | 全薪 |
重要提醒
企業可以提供優於法律規定的假別福利，但不得低於法定標準。建議定期追蹤法規更新，確保制度合規。
二、設計合理的請假流程
完善的請假流程應該兼顧效率與管控，建議包含以下環節：
1. 事前申請原則
- 預排假別（特休、婚假等）：建議提前 3-7 天申請
- 臨時假別（病假、緊急事假）：當日或事後補請
- 長假申請（產假、留職停薪）：提前 30 天以上通知
2. 審核層級設計
依請假天數設定不同審核層級：
- 1-3 天：直屬主管審核
- 4-7 天：部門主管審核
- 7 天以上：HR 或更高層級審核
3. 代理人機制
請假時應指定職務代理人，確保業務不中斷。系統應能自動提醒代理人待辦事項，並記錄代理歷程。
三、特休假管理要點
特休假是最常見的請假類型，也是員工最關心的福利。管理重點包括：
- 年資計算基準：明確定義到職日或週年制
- 使用期限：年度制或週年制，需提前通知到期
- 未休折算：年度結束前主動提醒，依法折算工資
- 預排機制：鼓勵員工提前規劃，平衡部門人力
「好的特休管理不是限制員工休假，而是幫助員工善用假期，達到工作與生活的平衡。」
四、數位化請假管理的優勢
導入數位請假系統能大幅提升管理效率：
- 自動計算假期餘額：系統即時更新，避免人工計算錯誤
- 行動裝置申請：隨時隨地送出請假申請
- 即時通知提醒：審核進度、假期到期自動通知
- 報表統計分析：部門請假趨勢、異常出勤一目了然
- 整合薪資系統：自動計算請假扣薪，減少錯誤
五、建立友善的請假文化
除了制度與系統，企業文化同樣重要：
- 主管以身作則，適度休假
- 避免對請假員工的負面標籤
- 定期檢視請假數據，關注過勞風險
- 提供彈性工作安排，減少非必要請假
結語
完善的請假制度是企業營運的基石，也是員工福利的重要一環。透過合理的制度設計與數位工具的輔助，企業能夠在效率與人性化之間取得平衡，打造健康的工作環境。